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Coaching Tools 101 — Workshops — 10 einfache Schritte zum Ausführen eines Workshops mithilfe der dringenden wichtigen Matrix

«Wenn ein Publikum nur zuhört, nimmt es 12% Ihrer Inhalte weg. Indem Sie es visueller gestalten, können Sie das Verständnis und die Erinnerung des Publikums auf 26% steigern. Wenn Sie es jedoch tatsächlich einbeziehen und darauf reagieren, wird es verstanden und» weggenommen «. steigt auf 51%. » Mark Lavergne

Die Urgent Important Matrix ist ein unglaublich einfaches und leistungsstarkes Tool, mit dem Ihre Kunden ihre Zeit effektiver verwalten können. Es ist auch ein überzeugendes und hilfreiches Werkzeug, das Sie in einem Workshop oder Seminar verwenden können — indem Sie sie einbeziehen und darauf reagieren.

Mithilfe eines einfachen Rasters werden Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit definiert:

  • Quadrant 1 — Krisen — DRINGEND und WICHTIG
  • Quadrant 2 — Ziele und Planung — NICHT DRINGEND und WICHTIG
  • Quadrant 3 — Unterbrechungen — DRINGEND und NICHT WICHTIG
  • Quadrant 4 — Ablenkungen — NICHT DRINGEND und NICHT WICHTIG

10 einfache Schritte zur Verwendung der dringenden wichtigen Matrix in einem Workshop oder Seminar

1. EINLEITUNG: Teilen Sie zunächst die Gesamtmatrix mit Ihren Workshopteilnehmern und stellen Sie sicher, dass sie das Konzept verstehen. Dies geschieht idealerweise durch Zeichnen mit einem Whiteboard oder einem Flipchart.

2) EIN TIEFES VERSTÄNDNIS: Gehen Sie als Nächstes jeden Quadranten durch und bitten Sie Ihre Workshopteilnehmer, Beispiele für Aktivitäten zu nennen, die ihrer Meinung nach in jeden Quadranten passen — nicht nur ihre eigenen — sondern auch Dinge, die andere Leute tun. Beginnen Sie sie gegebenenfalls mit einigen eigenen Vorschlägen (siehe Liste unten). Und wenn die Leute sie ausrufen, schreiben Sie diese auf die weiße Tafel oder das Flipchart.

Quadrant 1 — Wichtige UND dringende Aufgaben, die wir «Krisen» nennen. Beispiele beinhalten; Ein wichtiger Kunde, der anruft und sich beschwert, dass er seine Bestellung NOCH nicht erhalten hat, eine unbewegliche Frist für ein bevorstehendes Projekt und Sie noch lange nicht fertig sind. Ihr Strom wurde abgeschaltet, weil Sie vergessen haben, Ihre Rechnung zu bezahlen, eine dringende Reise nach der Zahnarzt für etwas, das Sie schon eine Weile beschäftigt hat.

Quadrant 2 — Wichtige und nicht dringende Aufgaben, die wir Ziele und Planung nennen. Dazu gehören Dinge wie die Überprüfung von Prioritäten und Aufgaben, die Arbeit an Großprojekten, Wartung und Renovierung zu Hause, die rechtzeitige Buchung von Gesundheitsterminen, die Ausführung von Budgets (bei der Arbeit und zu Hause), das Bezahlen von Rechnungen, der Aufbau von Beziehungen bei der Arbeit / beim Networking und die Aufrechterhaltung enger Beziehungen Beziehungen zu Hause, trainieren und gut essen.

Quadrant 3 — Nicht wichtige und dringende Aufgaben, die wir als Unterbrechungen bezeichnen. Beispiele für Unterbrechungen durch andere sind Familienunterbrechungen, unwichtige Telefonanrufe, einige E-Mails (insbesondere der E-Mail-Pinger) und unwichtige / Besprechungen anderer Personen.

Quadrant 4 — Nicht wichtige UND nicht dringende Aufgaben, die wir Ablenkungen nennen. Dazu gehören das ständige Abrufen von E-Mails, übermäßiges Fernsehen, Internet oder die Nutzung von Computerspielen, übermäßiges Entspannen und Schlafen, selbstkritische Gedanken, Klatsch- / Leerlauf-Chats und die einzigartigen Fluchtaktivitäten der Menschen.

3) MACHEN SIE ES PERSÖNLICH: Lassen Sie Ihre Teilnehmer nun die Quadranten zeichnen (oder geben Sie ihnen eine gedruckte Version) und bitten Sie sie, bestimmte Beispiele auszufüllen, die für sie in jedem Quadranten einzigartig sind. Stellen Sie sicher, dass jeder mindestens ein persönliches Beispiel in JEDEM Quadranten hat.

4) BEWERTUNG: Bitten Sie sie anschließend, den Prozentsatz der Zeit zu schätzen, die sie in jedem Quadranten verbringen, und notieren Sie diese Zahl für jeden Quadranten. NB. Stellen Sie sicher, dass dies ein Bauchgefühl ist — fragen Sie sie nach ihrer ersten und sofortigen Antwort, damit sie keine Zeit haben, die Zahlen anzupassen und sie besser klingen zu lassen! Erinnern Sie sie gegebenenfalls daran, dass Ehrlichkeit und Bewusstsein der Schlüssel zu Verbesserungen sind.

5) ÜBERPRÜFUNGSZEIT: In welchem ​​Quadranten verbringen sie die meiste Zeit? Wie fühlt sich das an? Warum denken sie, dass das so ist? Der Prozentsatz und die persönlichen Aktivitäten, die sie jedem Quadranten zugewiesen haben, geben ihnen jetzt die Möglichkeit zu überprüfen, wie sich a) ihr Zeitmanagement (oder das Fehlen davon) auf ihr Gefühl auswirkt und b) wie sie ihre Zeit effektiver verbringen können.

Quadrant 1 — Krisen — Sind sie gestresst? Heben Sie für Menschen, die die meiste Zeit in einer Krise verbringen, die negativen Auswirkungen von Stress hervor. Vielleicht gehört der Umgang mit Krisen zu ihrem Job? Oder mögen sie das Drama einfach? Wie könnten sie mehr Zeit in Quadrant 2 verbringen?

Quadrant 2 — Ziele und Planung — Für Menschen, die die meiste Zeit mit Zielen und Planung verbringen — großartig — gratulieren Sie ihnen! Sie fühlen sich wahrscheinlich unter Kontrolle, wissen genau, wohin sie gehen, und sind möglicherweise sogar entspannt in ihrer Arbeit. Helfen Sie ihnen hier, indem Sie fragen, wie sie noch effektiver sein könnten. Bauen sie Beziehungen auf, wenn potenzielle Krisen eintreten? Haben sie genug Spaß — brauchen sie einige Unterbrechungen und Ablenkungen?

Quadrant 3 — Unterbrechungen — Die Leute, die viel Zeit hier verbringen, sind wahrscheinlich frustriert, gestresst und haben das Gefühl, nie etwas zu erledigen. Bei Lösungen geht es oft darum, Wege zu finden, um anderen «Nein» zu sagen, damit sie Zeit für die Arbeit an ihren wichtigen Projekten sparen.

Quadrant 4 — Ablenkungen — Menschen, die viel Zeit hier verbringen, sind wahrscheinlich demotiviert, haben möglicherweise unklare Prioritäten und sind wahrscheinlich gestresst oder frustriert mit sich selbst. Lösungen drehen sich oft darum, Sinn und Zweck zu finden, Klarheit zu gewinnen und «Nein» zu uns selbst zu sagen.

Trinkgeld: Menschen, die die meiste Zeit in den Quadranten 3 und 4 verbringen, mangelt es oft an Inspiration und Motivation. Sie haben möglicherweise den falschen Job, sind müde und / oder gestresst und können diese Aktivitäten nutzen, um zu „entkommen“. Sie benötigen möglicherweise Hilfe, um wichtige Aufgaben und Prioritäten zu klären und zu identifizieren, oder sie benötigen Hilfe, um zu sehen, wie das, was sie tun, einen Mehrwert schafft. Möglicherweise benötigen sie auch konstruktiven Spaß oder Freizeit in ihren Tagebüchern, damit es einfacher ist, bei Bedarf hart zu arbeiten.

Alle diese Bereiche eignen sich hervorragend für das Follow-up-Coaching. Sie können auch feststellen, dass ein Kunde wirklich davon profitieren kann, indem er erkennt, was für ihn wirklich wichtig ist, und seine Karriere und / oder sein Leben an seinen Werten ausrichtet. Und obwohl Sie in diesem Workshop möglicherweise nicht auf Werte eingehen möchten, könnte dies ein großartiger Folge-Workshop sein oder etwas, das Sie Menschen anbieten könnten, die sich später für ein persönliches Coaching interessieren.

Was wir anstreben: Das Ziel von The Urgent Important Matrix ist es, dass die Menschen sowohl an ihren wichtigen Projekten arbeiten als auch diese planen — und dies bedeutet, Zeit in Quadrant 2 zu verbringen. Dies bedeutet auch, sich mit ihren Problemen zu befassen, bevor sie dringend werden. Wir möchten auch, dass die Menschen wissen, wo sie sich ablenken und unterbrochen werden, damit sie die in diesen Bereichen „verschwendete“ Zeit minimieren können. Dann können sie die eingesparte Zeit nutzen und sie in Quadrant 2 verbringen.

6) LERNEN: Was hindert sie daran, ihre Zeit besser zu verwalten — speziell? Geben Sie ihnen einige Beispiele und lassen Sie sie einen Moment nachdenken. Teilen Sie sie dann in kleinere Gruppen von 3 bis 5 Personen ein, um die zugrunde liegenden Gründe zu diskutieren, warum jeder von ihnen die Zeit verbringt, die er in jedem der Quadranten verbringt. Der Zweck besteht nicht darin, eine «Beschwerdesitzung» abzuhalten, sondern die genauen Ursachen zu ermitteln. Dieser Teil kann je nach Gruppengröße und Dynamik der Teilnehmer auch als Einzel- oder Gruppenübung durchgeführt werden. Lassen Sie schließlich jede Gruppe der Hauptgruppe über ihre Ergebnisse berichten.

Beispiele dafür sind ein Chef, dessen Prioritäten unklar sind und der ihnen immer wieder neue Aufgaben gibt. Möglicherweise führen die von ihnen verwendeten Systeme und Prozesse zu unnötiger zusätzlicher Arbeit. Vielleicht ist die Arbeit Routine und langweilig. Vielleicht sind sich die Leute nicht sicher, was sie tun, und stören Sie immer wieder, um dies zu klären. Oder vielleicht steht ihr Schreibtisch neben dem Wasserkühler, damit die Leute weiter mit ihnen plaudern. Stellen Sie sicher, dass sie spezifisch sind und das Problem beheben können, bevor Sie Lösungen identifizieren.

7) SELBSTBEWUSSTSEIN: Wo sabotieren sie sich selbst? Es ist Zeit für Ihre Teilnehmer, eine persönliche Selbstbeobachtung durchzuführen. Wo sind SIE die Ursache ihrer Probleme? Helfen Sie ihnen, etwas Eigenverantwortung zu übernehmen. Beispiele für Selbstsabotage sind: Führen sie effektive Besprechungen durch? Haben sie Probleme, Nein zu sagen? Mögen sie das Drama oder eine Heldenrolle? Vielleicht fällt es ihnen schwer, Prioritäten zu setzen, oder es fehlt ihnen an Disziplin und Konzentration? Sind sie gelangweilt und uninspiriert in ihrem Leben? Sehen sie Beziehungsaufbau als Zeitverschwendung an?

NB. Dies geschieht am besten als Einzelübung, es sei denn, zwischen den Teilnehmern besteht bereits ein hohes Maß an Vertrauen.

8) MOTIVATION: Wie möchten sie ihre Zeit anders verbringen? Was haben sie davon? Vielleicht finden Sie Leute, die ihr Zeitmanagement mögen oder auf die Idee kommen, es zu verbessern — aber bis sie wirklich motiviert sind, werden sie nicht die notwendigen Änderungen vornehmen. Helfen Sie ihnen also herauszufinden, was für sie drin ist — eine Beförderung, eine Gehaltserhöhung, etwas Training, mehr Zeit mit den Kindern, einen neuen Job oder eine neue Karriere oder machen Sie einfach weniger von dem, was sie verabscheuen und mehr von dem, was sie lieben? Fragen Sie die Gruppe: «Wie wird Ihr Leben anders sein, wenn Sie Ihre Zeit effektiver verwalten?» Und lassen Sie sie ihre Ideen teilen, damit jeder hören und sich inspirieren lassen kann.

9) Maßnahmen ergreifen: Was könnten sie also tun? Es ist Zeit für ein Brainstorming. Bringen Sie die Leute entweder alleine oder wenn Sie können in Gruppen von 3-5 Personen und bitten Sie sie, mit JEDEM zusammenzuarbeiten, um 3-5 mögliche Maßnahmen zur Verbesserung ihres Zeitmanagements zu finden. Sie müssen nicht alle handeln — dies ist nur eine Brainstorming-Übung. Vielleicht könnten sie eine Schulung anfordern oder ein Buch zu diesem Thema finden, sich jeden Morgen oder Abend Zeit nehmen, um ihren Tag zu planen, oder sie könnten ein regelmäßiges Treffen mit ihrem Team oder Chef vereinbaren, um die Prioritäten zu klären. Vielleicht könnten sie früher mit der Arbeit beginnen, wenn es ruhig ist, und sich darauf konzentrieren, die großen Aufgaben zu erledigen. Oder vielleicht müssen sie das Gefühl haben, einen Mehrwert zu schaffen oder Spaß zu haben — auch wenn dies eher in ihrem Privatleben als in ihrem Arbeitsleben geschieht.

10) VERPFLICHTUNG: Bitten Sie sie abschließend um 1-3 spezifische Maßnahmen, zu denen sie sich verpflichten werden. Sie müssen mindestens eine Aktion auswählen, um sie mitzunehmen und daran zu arbeiten. Stellen Sie sicher, dass diese Aktion sofort implementiert werden kann — oder am nächsten Tag oder so. Was ist die Schlüsselaktion, die den Unterschied zu ihrer Wirksamkeit ausmacht? Bitten Sie sie, nur Aktionen auszuwählen, für deren Abschluss sie sich zu 100% sicher fühlen. Wenn nötig, verkleinern Sie die Aktion, bis sie hundertprozentig festgeschrieben werden kann. Lassen Sie sie die Aktion aufschreiben, und wenn Sie möchten, bitten Sie sie, sie zu unterschreiben und für ein zusätzliches Engagement zu datieren!

Wenn alle mindestens eine Aktion ausgeführt haben, lassen Sie sie ihre Aktion (en) teilen — entweder mit der Gruppe oder mit der Person neben ihnen. Dies hängt von der verbleibenden Zeit und der Größe der Gruppe ab.

Einpacken

Zum Abschluss ist es immer hilfreich und interessant (für Sie und die anderen Teilnehmer), die Leute zu fragen, was ihre größten Gewinne aus der Sitzung sind. Was hat ihnen am meisten geholfen?

Und denken Sie gegebenenfalls daran, dass Sie gerne weiter mit Menschen zusammenarbeiten würden, wenn sie Hilfe benötigen, um ihre Zeit besser zu verwalten, sich zu ihren Handlungen zu verpflichten, einen gesunden Lebensstil zu schaffen oder vielleicht an ihren Werten zu arbeiten. Stellen Sie schließlich sicher, dass Sie einige Visitenkarten und Werbematerialien zum Verteilen und Verschenken haben (und wenn diese einen Zeitmanagement-Fokus haben, umso besser). Jetzt können Sie loslegen — genießen Sie Ihren Workshop!

Klicken Sie hier, um die Dringende Wichtige Matrix als Bild anzuzeigen.